Management.jakosti.cz / Software jakosti

Software pro management jakosti

Proč software pro řízení jakosti?

Management jakosti spočívá v systematickém a plánovaném řízení firmy. Vyžaduje plánování, dokumentování, měření a analyzování všech činností za účelem jejich neustálého zlepšování. Efektivní zvládnutí těchto činností ve firmě malé a střední velikosti lze zajistit s podporou informačních technologií.

Co očekávat od informačního systému pro řízení jakosti

Velkou úsporu času a nákladů přinese systém pro elektronickou správu řízené dokumentace. Umožnění řízení firemní dokumentace bez papírů je velkým přínosem normy ISO 9001 (více viz dokumentace systému managementu jakosti).

Řízení obchodních procesů, měření a získávání podkladů pro plánování musí zvládnout váš podnikový software (tj. ekonomický nebo chcete-li ERP systém). Musí ovšem zajistit též nějaký způsob vedení záznamů (důkazy o splnění viz dokumentace systému managementu jakosti). Snažit se nasadit paralelně vedle vašeho podnikového software další systém pro řízení managementu jakosti by bylo stejně nerozumné, jako zavádět management jakosti paralelně s "normálním" řízením firmy (více viz management jakosti).

Výhodné je pokud podnikový software podporuje procesní přístup. Ucelené řešení podnikového software založené na procesním přístupu pro segment malých a středních firem však zřejmě u nás neexistuje.

Jaký software pro systém managementu jakosti?

Existují různá specializovaná řešení pro podporu řízení jakosti. Většinou se jedná o velmi drahá specializovaná řešení, která jsou příliš složitá pro potřeby malých a středních firem. Navíc neřeší komplexně všechny oblasti v jednom uceleném systému.

S tímto problémem jsme se setkali i my a vyřešili jsme jej rozšířením našeho podnikového software o funkce pro řízení záznamů. Pro řízení dokumentace jsme vyvinuli vlastní intranetovou aplikaci. Tím jsme získali řešení, které efektivně řeší management jakosti střední firmy.

Software pro řízení dokumentace jakosti bez papírů

Papírová podoba řízené dokumentace vyžaduje ve firmě střední velikosti člověka, který se bude věnovat alespoň jeden týden měsíčně údržbě aktuální dokumentace. To je zpravidla pro malé a střední firmy neúnosné. Řešením je dokumentace v elektronické podobě.

Ideálním formátem elektronické dokumentace je HTML, což je formát, který právě čtete. Mezi jeho výhody patří:

• je spolehlivý a velmi úsporný,
• je snadno dostupný, pro čtení stačí webový prohlížeč a
• můžete provázat dokumenty pomocí odkazů, které nás ušetří zbytečného duplikování informací (vše zaznamenáme jen na jednom místě a na to se odkážeme).

Pro vytváření a údržbu nemusíte HTML znát, protože dokumenty píšete v editoru se standardním ovládáním nebo ve vašem textovém editoru (Word).

Intranetový portál pro správu dokumentace zařídí i podpis

Díky moderním technologiím není nutné dokumenty tisknout, ani když je musíte dát podepsat. To snadno zařídí elektronický podpis.

Například v našem intranetovém software se při vytvoření uživatelského účtu vygeneruje elektronický klíč, s jehož pomocí potom uživatel podepisuje dokumenty. Portál se postará též o oznámení nových dokumentů k podpisu. Při vydání dokumentu automaticky rozešle e-mailem oznámení všem osobám uvedeným v rozdělovníku.

Troufám si tvrdit, že elektronický podpis je bezpečnější než obyčejný podpis, protože podepsaný dokument nelze dodatečně změnit.

Vlastní podepsání je velmi jednoduché, uživatel jen klepne na tlačítko a potvrdí podepsání zadáním svého přihlašovacího hesla. Rozdělovník poskytuje okamžitý přehled o tom, kdo se s dokumentem seznámil.

Kam dál?

Informační systémy s podporou jakosti